Les déclarations de salaire

Introduction

Les charges de personnel représentent l’ensemble des coûts liés à l’emploi des salariés dans une entreprise. Elles comprennent la rémunération des salariés (salaire brut), ainsi que le coût de la protection sociale, supporté à la fois par l'employeur (charges patronales) et par le salarié (charges salariales).

Distinction entre salaire brut, salaire net et charges sociales

Les charges de personnel nécessitent pour être enregistrées correctement de connaître précisément la distinction entre les différentes composantes de ce que l'on appelle « salaire ».

Le schéma suivant permet de comprendre les 4 grandes composantes du salaire, regroupées en 2 principaux comptes de charges :

Définition

Charges sociales

Les charges salariales doivent être découpés en 2 catégories. Sur le schéma précédent et le chemin suivant 2 découpages distincts sont effectués :

Sur le schéma précédent, les charges sociales sont décomposées entre

• Charges salariales : Cotisations supportées par le salarié, déduites du salaire brut.

• Charges patronales : Cotisations supportées par l'employeur.

Sur le schéma suivant, qui présente les contreparties de chaque composante du salaire complet, les charges sociales sont décomposées entre :

• Les charges de sécurité sociale (composante a et c, compte 431)

• Les charges hors sécurité sociale (composante d et b, compte 437)

Dans le détail, voici les éléments que l'on peut retrouver pour les charges salariales de sécurité sociale ou hors sécurité sociale.

Compte 431 – Sécurité Sociale

Ce compte enregistre les dettes envers l'URSSAF, qui collecte les cotisations sociales obligatoires liées à la Sécurité sociale. Les éléments à comptabiliser dans ce compte incluent :

• Assurance maladie

• Assurance maternité, invalidité, décès

• Assurance vieillesse de base (retraite de base)

• Allocations familiales

• Accidents du travail et maladies professionnelles

• CSG (Contribution Sociale Généralisée)

• CRDS (Contribution pour le Remboursement de la Dette Sociale)

Compte 437 – Autres organismes sociaux :

Ce compte regroupe les dettes envers les autres organismes sociaux, autres que l'URSSAF. Les éléments à comptabiliser dans ce compte incluent :

• Cotisations aux caisses de retraite complémentaires : AGIRC-ARRCO (pour les cadres et non-cadres)

• Cotisations à l'assurance chômage : Pôle Emploi

• Cotisations aux mutuelles santé obligatoires

• Contributions à la formation professionnelle : OPCO (Opérateurs de Compétences)

• Cotisations à la médecine du travail

• Contributions au logement des salariés : Action Logement (anciennement 1% logement)

• Taxes et contributions liées à l'emploi :

  • Taxe d'apprentissage

  • Participation à l'effort de construction

  • Participation à la formation professionnelle continue

• Cotisations aux organismes de prévoyance

Commentaires :

Les cotisations salariales sont déduites du salaire brut pour obtenir le salaire net avant impôt.

Le prélèvement à la source[1] est calculé sur le salaire brut diminué des cotisations salariales.

Le salaire net correspond au montant que les employés recevront effectivement.

Les cotisations patronales représentent les charges supplémentaires que l'employeur doit payer en plus du salaire brut.

Le coût total pour l'employeur est la somme du salaire brut et des cotisations patronales.

Les différentes étapes comptables de traitement des salaires

Les étapes comptables de traitement des salaires s’effectuent selon la séquentialité suivante :

Le versement de l'acompte est facultatif et ne s'effectue que si un ou plusieurs salariés en ont fait la demande. Le versement des salaires nets tiendra compte des acomptes lors du paiement final.

La Déclaration Sociale Nominative (DSN)

La DSN est une déclaration mensuelle dématérialisée qui centralise l'ensemble des données sociales des salariés. Elle doit être transmise mensuellement, via un logiciel de paie compatible ou le service en ligne Net-Entreprises, au plus tard le 5 ou le 15 du mois suivant la période de paie, selon l'effectif de l'entreprise. Elle fournit à l’administration, les informations sur les rémunérations, les cotisations sociales, les arrêts de travail, les embauches et les départs.

Les acomptes

Reprenons l'exemple précédent et supposons que 3000€ d'acompte ont été versés le 5 septembre de l'année N.

Enregistrement de l'acompte

Commentaire :

• Le compte 425 doit être mis au débit car il correspond juridiquement à une créance sur le personnel. À l'image des avances et acomptes versés sur une commande par un client, tant que la prestation n'a pas été réalisée, c'est à dire ici tant que l'employé n'a pas effectué son travail mensuel, l'acompte versé correspond à une dette du point de vue du salarié, qui devrait rembourser son acompte si la relation de travail s'arrêtait là ;

• Le compte 512 banque doit être mis au crédit puisque comme toute diminution de l'actif ce mouvement s'enregistre au crédit du journal et du compte.

On notera par ailleurs que l'acompte ne donne pas lieu à la déclaration de charges sociales.

Les déclarations de salaire

La déclaration des salaires permet de reconnaître juridiquement l'existence d'une part de charge (les salaires bruts et les charges patronales) et d'autre part l'existence de dettes envers les salariés et les différents organismes sociaux.

Pour être effectué, elle suppose d'avoir en premier lieu correctement effectuer les calculs pour déterminer ce qui relève les différentes composantes du salaire.

Les oppositions sur salaire

Une opposition sur salaire est une procédure légale en France qui permet à un créancier de recouvrer une dette en prélevant directement une partie du salaire d'un débiteur. Cette procédure, également connue sous le nom de "saisie sur rémunérations", est strictement encadrée par le Code du travail et le Code des procédures civiles d'exécution pour garantir un équilibre entre les droits du créancier et la protection du débiteur.

Les dettes pouvant faire l'objet d'une opposition sur salaire sont variées : prêts bancaires impayés, loyers en retard, factures non réglées, impôts sur le revenu, taxes locales, ou encore pensions alimentaires non versées. Dans le cas des pensions alimentaires impayées, une procédure spécifique appelée "paiement direct" permet une saisie simplifiée sur le salaire.

Les oppositions sur salaire, notifiées à l’employeur, sont prélevées à l’aide du compte 427, comptabilisé lors de la déclaration salariale.

Le versement des salaires net

Une fois les différentes déclarations effectuées, les salaires nets peuvent être payés, en règle générale par virement bancaire en fin de mois. On utilisera donc le compte 512 au crédit pour marquer la diminution du solde du compte bancaire, et l'on enregistrera le compte 421 au débit pour marquer la disparition de la dette envers les salariés. En cas d'opposition sur salaire, il ne faudra pas oublier d'enregistrer également le compte 427 au débit.

Le paiement des charges et de l'impôt sur le revenu

Aux alentours du 15e jour du mois suivant, l'entreprise doit également effectuer un virement pour régler les différentes cotisations sociales et le prélèvement à la source.